Cómo saber cuánto queda en cada tarjeta regalo
Una tarjeta regalo puede utilizarse en varias compras. Si guardas solo el importe inicial, puedes aceptar un canje superior al saldo; si cuentas cada canje como dinero nuevo, duplicas los cobros. Registra emisión y movimientos por separado.
Separa valor cargado y dinero recibido
Al emitir cada tarjeta, anota un ID único, una referencia que puedas reconocer, la fecha, el valor que podrá usarse y el dinero efectivamente cobrado. Normalmente coincidirán, pero una promoción puede cargar 50 € y cobrar 40 €. La diferencia requiere tu propio criterio comercial y contable; la hoja de control no decide su tratamiento.
| Registro | Qué anotar | Por qué |
|---|---|---|
| Tarjeta | ID, fecha, valor cargado, cobro recibido. | Establece el saldo inicial y separa el dinero entrado. |
| Canje | ID, fecha e importe realmente usado. | Reduce el valor pendiente de usar; no crea un cobro nuevo. |
| Reembolso | ID, fecha e importe efectivamente devuelto. | Reduce el saldo y registra salida de dinero. |
Conserva los justificantes de emisión, uso y devolución. No pongas un canje prometido como realizado. Si la tarjeta se recarga, necesita un registro adicional y reglas de conciliación; el método básico de esta página trata una sola carga inicial.
Ejemplo de dos tarjetas
Emites la tarjeta T-001 por 100 € y cobras 100 €. El cliente la usa en dos compras de 25 € y 20 €. Quedan 55 €. En una tarjeta T-002 de 80 €, un canje de 30 € y un reembolso de 20 € dejan 30 €. Los saldos conjuntos son 85 €; los canjes registrados suman 75 € y los reembolsos 20 €.
Saldo de una tarjeta = valor cargado − suma de canjes − suma de reembolsos.
T-001: 100 − 25 − 20 = 55 €.
T-002: 80 − 30 − 20 = 30 €.
El saldo de 85 € no es efectivo nuevo. El comercio recibió dinero cuando emitió las tarjetas y devolvió 20 € después. Comprueba caja o banco por separado.
Fórmulas en Excel para una hoja propia
En Tarjetas, coloca el ID en A2, valor cargado en D2 y dinero recibido en E2. En Movimientos, usa A para ID, B para fecha, C para el tipo exacto Canje o Reembolso, y D para el importe. En la fila de cada tarjeta, puedes calcular:
F2: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$241;Movimientos!$A$2:$A$241;A2;Movimientos!$C$2:$C$241;"Canje")
G2: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$241;Movimientos!$A$2:$A$241;A2;Movimientos!$C$2:$C$241;"Reembolso")
H2: =REDONDEAR(D2-F2-G2;2)
Antes de utilizar H2, exige un ID único, importes no negativos, fecha de movimiento no anterior a la emisión ni futura, F2+G2 ≤ D2 y G2 ≤ E2. Estas fórmulas mínimas no excluyen automáticamente movimientos erróneos; una hoja destinada al uso diario necesita avisos y validación de las filas.
Qué hacer si el saldo sale negativo
No lo arregles borrando movimientos sin justificante. Revisa primero IDs, compras cargadas dos veces, importes y reembolsos. Si el valor inicialmente cargado era erróneo, documenta la corrección. Un saldo negativo puede indicar un canje aceptado por encima del valor disponible.
Revisión semanal
- Compara el dinero recibido al emitir tarjetas con movimientos reales de caja o banco.
- Revisa nuevos canjes y reembolsos contra tickets o justificantes.
- Comprueba tarjetas con saldo cero o negativo y movimientos vinculados a un ID inexistente.
- Corrige duplicados, fechas imposibles y filas incompletas antes de comunicar un saldo al cliente.
Esta guía no determina caducidad, derecho de reembolso, IVA ni reconocimiento contable. Esas condiciones dependen del acuerdo y de las reglas aplicables. Un registro interno tampoco sustituye un TPV capaz de bloquear códigos usados.
Si prefieres la hoja preparada
La plantilla Excel de tarjetas regalo, canjes y reembolsos registra hasta 80 tarjetas y 240 movimientos en hojas separadas. Calcula el saldo por ID y señala duplicados, movimientos fuera de fecha y exceso de uso. Incluye guía y ejemplo. Cuesta 15 €; el método y las fórmulas de esta página son gratuitos.
Si vendes paquetes de visitas con un número de sesiones, utiliza un registro de bonos por sesiones: mide unidades consumidas, no saldo monetario.