Cómo controlar bonos de sesiones prepago en Excel

Dos registros relacionados por el ID del bono

En una hoja, escribe una fila por bono. En otra, añade una fila cada vez que se consuma una o varias sesiones. Usa el mismo ID en ambas; no dependas solo del nombre del cliente, porque puede comprar dos paquetes distintos.

Si una visita consume dos sesiones, indica 2 en el registro de uso. Si el cliente vuelve otra fecha, añade otra fila. Así puedes revisar un error sin perder los movimientos anteriores.

Calcula sesiones y valor restante

Para cada bono, suma los usos que tienen su ID. Resta esa suma a las sesiones vendidas. Como referencia interna, también puedes distribuir el importe cobrado entre las sesiones y calcular la parte correspondiente a las que no se han usado.

Sesiones restantes = sesiones vendidas − sesiones usadas.
Valor restante asignado = importe cobrado × sesiones restantes ÷ sesiones vendidas.

Ejemplo ficticio

Un estudio cobra 200 € por un bono de 10 sesiones. Registra tres visitas de una sesión cada una. Quedan 7 sesiones. El valor restante asignado es 140 € (200 × 7 ÷ 10).

Esos 140 € son una distribución interna del cobro ya recibido. No son dinero pendiente de cobrar, una devolución automática ni una cifra fiscal o contable. Si cambian las condiciones o se devuelve dinero, consulta el acuerdo y registra el movimiento real por separado.

Fórmulas para montarlo por tu cuenta

Supón que en la hoja Bonos el ID está en A2, las sesiones vendidas en E2 y el importe cobrado en F2. En la hoja Usos, las columnas A y C contienen el ID y las sesiones consumidas. Para sumar los usos de ese bono en G2:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Usos!$C$2:$C$241;Usos!$A$2:$A$241;A2)

En H2 calcula las sesiones pendientes y en I2 su valor proporcional:

H2: =E2-G2
I2: =REDONDEAR(F2*H2/E2;2)

Aplica estas fórmulas solo a bonos completos y válidos. Antes de sumar, comprueba que cada ID de bono sea único, que las sesiones vendidas sean un entero positivo, que el importe anotado se haya cobrado y que los usos sean positivos, reales y dentro de las fechas pactadas. Si G2 supera E2, revisa los movimientos: mostrar un saldo negativo como si fuera normal ocultaría un error.

Revisión semanal útil

1. Registra cada venta cuando conozcas las condiciones del bono y el cobro efectivo. No mezcles bonos gratuitos con el mismo indicador de importe cobrado.
2. Después de cada visita, añade una fila de uso con la fecha real. Evita descontar sesiones previstas que todavía no han ocurrido.
3. Busca bonos próximos a la fecha final con sesiones aún sin usar y comprueba las condiciones comunicadas al cliente antes de actuar.
4. Revisa IDs duplicados, usos de un ID inexistente y paquetes con más sesiones usadas que vendidas. Corrige la fuente del error y conserva el historial.

La fecha final de la hoja es un dato operativo. Su validez y los posibles reembolsos dependen de las condiciones aplicables al caso; esta guía no los determina.