Cómo liquidar gastos de viaje con anticipos y reembolsos
Al cerrar un viaje, sumar todos los tickets no basta para saber cuánto pagar. Hay que distinguir quién abonó cada gasto, cuánto dinero se entregó por adelantado y qué pagos o devoluciones ya se hicieron.
Registra cuatro importes distintos
| Dato | Qué representa | Cuándo anotarlo |
|---|---|---|
| Gastos de la persona | Importe pagado por quien viajó, con su propio dinero o con el anticipo recibido. | Cuando se hizo el gasto y tienes su detalle. |
| Gastos de la empresa | Pagos directos del negocio al proveedor, como un hotel reservado por la empresa. | Como coste del viaje; no como dinero que deba reembolsarse a la persona. |
| Anticipo entregado | Dinero que la empresa ya puso en manos de la persona. | Solo después de entregarlo efectivamente. |
| Liquidación posterior | Reembolso que la empresa ya pagó o devolución que ya recibió. | Cuando se produjo el movimiento, no al prometerlo. |
Asigna un ID al viaje y repítelo en cada gasto. Conserva fecha, concepto, pagador, importe y referencia del justificante. Una fila sin justificante se puede revisar sin inventar un importe ni dar el viaje por cerrado.
La cuenta que indica quién debe dinero
Saldo neto = gastos pagados por la persona − anticipo entregado − reembolsos ya pagados + devoluciones ya recibidas.
Si el saldo es positivo, la empresa aún debe esa cantidad a la persona. Si es negativo, queda dinero del anticipo por devolver a la empresa. Un saldo cero indica que esos importes cuadran, siempre que no falten gastos, pagos ni justificantes.
Ejemplo: queda por reembolsar
Ana pagó 150 € durante un viaje. Recibió un anticipo de 100 € y la empresa ya le reembolsó 20 €. El saldo es 150 − 100 − 20 = 30 € a favor de Ana. La empresa pagó además un hotel de 80 € directamente: el coste registrado del viaje suma 230 €, pero esos 80 € no se le deben a Ana.
Ejemplo: queda por devolver
Luis recibió un anticipo de 100 € y pagó gastos por 60 €. Ya devolvió 10 €. El saldo es 60 − 100 + 10 = −30 €: faltan 30 € por devolver a la empresa. Registrar 40 € devueltos antes de recibirlos ocultaría el pendiente.
Fórmulas para montar una hoja propia
En una hoja Viajes, escribe el ID en A2, el anticipo en E2, el reembolso ya pagado en H2 y la devolución recibida en I2. En otra hoja Gastos, usa A para el ID de viaje, E para Persona o Empresa y F para el importe. Las sumas por pagador y el saldo se pueden montar así:
F2: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!$F$2:$F$161;Gastos!$A$2:$A$161;A2;Gastos!$E$2:$E$161;"Persona")
G2: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!$F$2:$F$161;Gastos!$A$2:$A$161;A2;Gastos!$E$2:$E$161;"Empresa")
J2: =REDONDEAR(F2-E2-H2+I2;2)
Estas fórmulas mínimas suman las filas que coincidan, incluso si contienen una fecha o un justificante incorrecto. Antes de utilizar el saldo, comprueba que cada ID existe una sola vez, que la fecha cae dentro del viaje, que el importe es positivo y que no falta ninguna fila. La plantilla preparada añade avisos y evita incorporar filas inválidas a las sumas.
Revisión antes de cerrar el viaje
- Compara anticipos, reembolsos y devoluciones con los movimientos de caja o banco.
- Comprueba que cada gasto aparece una sola vez y tiene el pagador correcto.
- Localiza justificantes ausentes y fechas fuera del viaje.
- Revisa los saldos negativos por persona; no los compenses con lo que se debe a otra.
- Confirma el saldo con quien corresponda antes de marcar la liquidación como cerrada.
Este método es un control de importes. No calcula dietas, kilometraje, IVA, deducciones, nóminas ni derechos de reembolso. Esos asuntos dependen de reglas y documentación que esta hoja no verifica.
Si prefieres la hoja preparada
La plantilla Excel de gastos de viaje, anticipos y reembolsos registra hasta 40 viajes y 160 gastos, distingue pagos directos de la empresa, muestra saldos en ambos sentidos y señala IDs, fechas y justificantes que requieren revisión. Incluye guía y ejemplos. Cuesta 15 €; la fórmula y el método de esta página son gratuitos.
Si lo que quieres es medir el coste periódico de varios vehículos de trabajo, consulta la calculadora gratuita de coste por kilómetro; responde otra pregunta y no liquida anticipos de viaje.