Cómo calcular el coste por kilómetro de una furgoneta en Excel
El odómetro te dice cuánto se movió el vehículo. Para estimar cuánto costó recorrer cada kilómetro, necesitas registrar los gastos del mismo periodo y dividirlos entre los kilómetros. La elección de costes y fechas debe ser consistente para comparar meses.
Calcula un vehículo y un mes gratis
Escribe las lecturas de odómetro y los costes de ese periodo. Introduce importes con coma o punto decimal, sin separador de millares. Si un concepto no tuvo gasto, escribe 0. El cálculo ocurre en tu navegador; estos datos no se envían a un servidor.
Resultado de este periodo
Prepara una fila por vehículo y mes
Anota un identificador estable para cada vehículo y usa el primer día del mes como fecha de periodo. Guarda las lecturas de odómetro al inicio y al final del mes. Después separa los costes registrados de combustible, mantenimiento, peajes, seguro atribuido al mes, cuota del vehículo y otros costes que hayas decidido incluir.
| Dato | Qué anotar | Comprobación |
|---|---|---|
| Odómetro inicial y final | Lecturas en kilómetros al comienzo y al cierre. | Final igual o mayor que inicial. |
| Combustible | Gasto registrado en el periodo. | Puede no coincidir exactamente con el consumo del mes. |
| Mantenimiento y peajes | Importes atribuibles al vehículo y mes. | No duplicar facturas ni tickets. |
| Seguro y cuota | Parte mensual que decidas atribuir. | Documentar el reparto de pagos anuales. |
| Otros costes | Otros importes incluidos por el mismo criterio. | Conservar una definición comparable entre meses. |
Si pagas 480 € de seguro anual y decides repartirlo linealmente, registrarías 40 € por mes. No sumarías además los 480 € completos al mes en que pagaste la póliza: contarías el mismo coste dos veces.
Calcula kilómetros, coste y coste por kilómetro
Primero resta el odómetro inicial del final. Después suma los gastos que hayas incluido. El cociente entre ambos importes es el coste estimado por kilómetro de ese vehículo en ese mes.
Kilómetros recorridos = odómetro final − odómetro inicial
Coste registrado = combustible + mantenimiento + peajes + seguro mensual + cuota + otros
Coste por km = coste registrado ÷ kilómetros recorridos
Ejemplo ficticio
Una furgoneta pasa de 25.000 a 26.000 km: recorrió 1.000 km. Anotas 200 € de combustible, 100 € de mantenimiento, 50 € de peajes, 40 € de seguro imputado, 300 € de cuota y 10 € de otros costes. Suman 700 €. El cociente es 0,700 €/km.
Este resultado describe solo los conceptos incluidos. Si quieres comparar meses, mantén los mismos conceptos y la misma base de impuestos. No lo presentes como coste completo si faltan reparaciones, cuota o cualquier otro importe relevante.
Fórmulas para tu propia hoja
En la fila 2, coloca el odómetro inicial en C, final en D, los seis costes en E:J, kilómetros en K, coste total en L y coste por km en M. Una estructura sencilla permite comprobar cada paso:
K2: =D2-C2
L2: =REDONDEAR(SUMA(E2:J2);2)
M2: =SI(K2=0;"n.a.";L2/K2)
Antes de incluir esa fila en un total, comprueba que C y D sean números no negativos, D no sea menor que C, todos los costes sean números no negativos y no exista otra fila del mismo vehículo y mes. Una celda de gasto vacía puede significar que todavía falta introducir un dato: escribe 0 si realmente no hubo gasto.
Para una flota o varios meses, usa el cociente entre costes totales y kilómetros totales. No promedies sin ponderar los costes por km de cada fila: un mes con 20 km tendría el mismo peso que otro con 2.000 km. Si el total de kilómetros es cero, el resultado es «n.a.» aunque existan costes fijos.
Qué puede cambiar la interpretación
- Combustible comprado frente a consumido: una compra al final de mes puede quedar en el depósito para el mes siguiente. El cociente es una estimación del gasto registrado por kilómetro, especialmente inestable en meses cortos.
- Mes en curso: odómetro y gastos pueden estar incompletos. Márcalo como provisional hasta el cierre.
- Seguro o pagos anuales: decide si los repartes por meses o analizas caja, y no mezcles ambos criterios.
- Sin movimiento: deja el coste por km sin calcular; los costes fijos siguen formando parte del coste registrado.
- Tarifa de reparto: conocer el coste del vehículo ayuda, pero la tarifa puede necesitar tiempo de trabajo, kilómetros de retorno, esperas, margen y otros factores. No son el mismo cálculo.
Si necesitas registrar varios vehículos cada mes
La plantilla Excel de coste por vehículo y kilómetro permite registrar hasta 150 combinaciones de vehículo y mes. Calcula el coste por km de cada fila y el promedio ponderado de todos los registros válidos, y señala duplicados y datos incoherentes. Es un producto de pago de 15 €; puedes aplicar gratis el método y las fórmulas de esta guía.
La hoja no registra litros, no calcula IVA ni amortización automáticamente y no genera una tarifa de venta.
Si vendes servicios de reparto, también existe una plantilla de coste y tarifa mínima por ruta para estimar una ruta concreta. Esta guía se centra en el coste registrado de cada vehículo por mes.