Envases retornables: calcula el saldo de cada cliente

Identifica cliente y tipo de envase

Usa un ID para cada combinación de cliente y tipo de envase. Si Café Sol tiene cajas y barriles, son dos cuentas distintas: no se compensan 12 cajas recogidas con 12 barriles entregados. En cada movimiento anota fecha, ID, tipo (Entrega o Recogida), cantidad entera y referencia del albarán. No anotes una recogida hasta que las unidades hayan vuelto.

Para activos que necesitan identificación individual, GS1 España explica el identificador GRAI para activos retornables. Esta hoja controla cantidades por cliente y tipo; no rastrea cada unidad con un código individual.

La cuenta básica

Unidades en el cliente = unidades entregadas − unidades recogidas.
Valor de reposición orientativo = unidades en el cliente × valor por unidad introducido.

El segundo importe solo sirve para dimensionar internamente lo que sigue fuera. No es una factura, una fianza ni una deuda exigible. Si no quieres estimarlo, asigna valor cero y usa únicamente las unidades.

Ejemplo

Entregas 30 cajas a Café Sol y recoges 12 en visitas posteriores. Quedan 18 cajas en su poder. Si estimas 6 € por caja para reposición, la exposición orientativa es 18 × 6 = 108 €. Para cerrar el saldo, compara los albaranes con la tienda y verifica que las 18 unidades están realmente allí.

Fórmulas para una hoja propia

Crea una pestaña Movimientos con el ID en A, el tipo en C y las unidades en D. En otra pestaña Cuentas, escribe el ID de la cuenta en A2 y el valor unitario orientativo en E2. Con un máximo de 160 movimientos, las fórmulas mínimas son:

F2: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$161;Movimientos!$A$2:$A$161;A2;Movimientos!$C$2:$C$161;"Entrega")
G2: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$161;Movimientos!$A$2:$A$161;A2;Movimientos!$C$2:$C$161;"Recogida")
H2: =F2-G2
I2: =REDONDEAR(H2*E2;2)

Estas fórmulas simples suman cualquier fila coincidente, incluso si faltan albaranes o la fecha es incorrecta. Antes de usar el resultado, revisa ID único, fecha real no futura, tipo correcto y cantidad entera positiva. Un saldo negativo revela más recogidas que entregas registradas; puede deberse a un dato omitido o duplicado.

Una rutina de conciliación útil

1. Al cerrar cada ruta, incorpora entregas y recogidas desde los albaranes del día.
2. Revisa los movimientos sin ID de cuenta, referencia o fecha.
3. Compara el saldo de cada cliente con su recuento y aclara diferencias antes de registrar una pérdida o una compra de reposición.
4. Fija una fecha interna para revisar los saldos abiertos. Esa fecha sirve para actuar; no presume un plazo legal de devolución.
5. Conserva la documentación y los acuerdos de depósito o devolución fuera de la hoja.

El control de unidades no calcula depósitos monetarios, IVA, facturación, deterioro, pérdidas acordadas ni derechos de cobro.