Ventas en consignación: cuánto queda en la tienda y cuánto falta por cobrar
Cuando entregas artículos a otra tienda para que los venda, el total entregado no es una venta. Necesitas separar las unidades que siguen allí, las que se vendieron, las que volvieron y el dinero realmente recibido.
Una fila por lote y condiciones de venta
Asigna un ID único a cada entrega de un artículo. Anota tienda o socio, fecha de entrega, fecha pactada para liquidar, unidades entregadas, vendidas y devueltas. Conserva el justificante de cada movimiento fuera de la hoja. Si cambian el precio por unidad o el porcentaje de comisión, abre otro lote: mezclar ambos acuerdos en una sola fila haría que la liquidación fuera incorrecta.
| Dato | Qué debes registrar |
|---|---|
| Entregadas | Unidades puestas realmente a disposición de la tienda. |
| Vendidas | Unidades cuya venta ha confirmado la tienda; no reservas. |
| Devueltas | Unidades que han regresado físicamente y se descuentan del depósito. |
| Cobrado | Dinero que ya has recibido por ese lote, no una transferencia prometida. |
Calcula existencias, comisión y saldo
En tienda = entregadas − vendidas − devueltas.
Ventas brutas = vendidas × precio por unidad.
Comisión de la tienda = ventas brutas × porcentaje pactado.
A liquidar = ventas brutas − comisión.
Pendiente de cobrar = a liquidar − cobrado.
Estas cuentas suponen un precio y una comisión únicos por lote. No calculan el tratamiento fiscal ni prueban por sí solas cuántas unidades hay físicamente. Para eso conviene contrastar el saldo con la tienda y los documentos de entrega, venta y devolución.
Ejemplo completo
Entregas 20 cuadernos. La tienda confirma 8 vendidos y te devuelve 2. Quedan 20 − 8 − 2 = 10 unidades allí. El precio es 30 € por unidad y la comisión pactada es 25 %: las ventas son 240 €, la comisión 60 € y se deben liquidar 180 €. Si ya recibiste 100 €, faltan 80 € por cobrar.
Fórmulas mínimas en Excel
En una hoja propia, usa F2 para entregadas, G2 para vendidas, H2 para devueltas, I2 para precio unitario, J2 para comisión (por ejemplo, 25 %) y L2 para el dinero cobrado. Puedes calcular:
M2: =F2-G2-H2
Q2: =REDONDEAR(G2*I2;2)
P2: =REDONDEAR(Q2*J2;2)
K2: =REDONDEAR(Q2-P2;2)
N2: =REDONDEAR(K2-L2;2)
La primera fórmula puede dar un resultado negativo si se han anotado más ventas y devoluciones que unidades entregadas. Antes de sumar importes, revisa que cada ID sea único, que las cantidades sean enteras no negativas, que la comisión esté entre 0 % y 100 % y que el dinero recibido no exceda lo liquidable. Una fórmula correcta aplicada a datos incoherentes no hace fiable el resultado.
Revisión al cerrar cada periodo
- Pide a la tienda el detalle de ventas y compara cantidades con tu registro.
- Cuenta las devoluciones por separado; una devolución no equivale a una venta ni a un cobro.
- Comprueba que el precio y el porcentaje corresponden al acuerdo de ese lote.
- Concilia el importe recibido con banco o caja. Deja el resto como pendiente hasta cobrarlo.
- Si la fecha pactada pasó y hay saldo pendiente, reclama la liquidación con el detalle del lote.
Este método sirve para el control operativo del propietario de la mercancía. No determina propiedad, IVA, emisión de facturas, contabilidad ni derechos contractuales.
Si prefieres una hoja preparada
La plantilla Excel de ventas en consignación, stock y liquidación admite hasta 100 lotes y muestra unidades en tienda, ventas, comisión, dinero cobrado y pendiente. Señala lotes duplicados, cantidades imposibles, cobros excesivos y liquidaciones vencidas. Incluye guía. Cuesta 15 €; las fórmulas y el método de esta página son gratuitos.
Si lo que necesitas es saber cuándo volver a comprar existencias propias, consulta la guía de reposición de inventario. Responde una pregunta distinta de la liquidación de mercancía que has dejado en otra tienda.