Anticipos a proveedores: cuánto has pagado y qué falta

Qué anotar en cada pedido

Asigna un ID único a cada pedido, incluso si compras varias veces al mismo proveedor. Guarda la referencia del presupuesto o factura, la fecha del pedido, el total pactado y la fecha acordada para liquidar el saldo. Usa el mismo criterio de importe en todo el registro: mezclar una base sin impuestos con pagos bancarios por el total produce un saldo falso.

Conserva los justificantes. Una orden de transferencia pendiente no es todavía un pago; un abono emitido que no se ha aplicado aún tampoco reduce el saldo del pedido.

Cálculo con un ejemplo

Parte pagada = anticipo enviado + otros pagos.
Saldo por pagar = total pactado − anticipo enviado − otros pagos − crédito aplicado.

Ejemplo ficticio: un pedido de 600 € tiene un anticipo transferido de 150 €, un pago posterior de 100 € y un crédito ya aplicado de 50 €. Has pagado 250 € y quedan 300 € por pagar. Los 50 € de crédito reducen el saldo, pero no son dinero enviado al proveedor.

Si el proveedor cambia el precio o devuelve el anticipo, actualiza el registro según los movimientos y el acuerdo reales. No deduzcas el tratamiento de una cancelación a partir de esta resta.

Fórmulas para crear tu propia hoja

En una hoja con el total pactado en E2, anticipo en F2, pagos posteriores acumulados en G2 y crédito aplicado en H2, calcula la parte pagada y el saldo así:

I2: =REDONDEAR(F2+G2;2)
J2: =REDONDEAR(E2-F2-G2-H2;2)

Antes de mostrar un saldo válido, comprueba que E2:H2 sean números no negativos, que la suma de pagos y crédito no supere el total pactado y que el ID no se repita. Si falta un dato, marca la fila para revisión en lugar de incorporarla silenciosamente al total. Escribe 0 explícitamente cuando todavía no exista un pago o crédito.

Fechas de seguimiento

Con la fecha pactada de saldo en K2 y el saldo válido en J2, un aviso sencillo sería:

=SI(J2=0;"Saldado";SI(K2<HOY();"Vencido";SI(K2<=HOY()+7;"Próximos 7 días";"Pendiente")))

El día pactado sigue dentro de «Próximos 7 días»; pasa a vencido al día siguiente si queda saldo. Comprueba que K2 sea una fecha real y que no sea anterior al pedido.

Revisión semanal en cuatro pasos

1. Contrasta los anticipos y otros pagos con los movimientos bancarios ya efectuados.
2. Verifica con el documento del proveedor qué créditos se aplicaron realmente a cada pedido.
3. Actualiza el saldo y revisa los que vencen en siete días. Prioriza los vencidos y las filas con importes incoherentes.
4. Cuando un pago nuevo se confirme, actualiza el acumulado de «otros pagos» del mismo pedido. No dupliques el pedido para anotar cada pago.

Este control responde cuánto queda por pagar según los datos introducidos. No calcula IVA o retenciones ni decide derechos sobre anticipos y devoluciones.