Cómo controlar las devoluciones a proveedores en Excel

Registra una devolución por fila

Usa un identificador único que puedas relacionar con el pedido o la factura original. Anota el proveedor, las unidades devueltas, su valor unitario, la fecha de devolución y la fecha de resolución que hayas acordado. Después registra por separado los importes recuperados.

Si una devolución contiene artículos con valores distintos, separa las líneas o calcula cada importe antes de agregarlas. Guarda el documento de abono y el justificante bancario fuera de la tabla para poder conciliar el seguimiento.

Tres importes que conviene distinguir

1. Importe devuelto: valor de los productos o servicios que el proveedor aceptó devolver. En el caso más simple es unidades × valor unitario.
2. Crédito aplicado: valor ya utilizado para reducir un pago posterior al proveedor. Una nota de abono emitida, pero todavía sin aplicar, sigue pendiente de uso.
3. Reembolso recibido: dinero que ya entró en la cuenta. Una transferencia anunciada o solicitada aún no se registra como recibida.

El saldo pendiente es el importe devuelto menos el crédito aplicado y menos el reembolso recibido. Las dos recuperaciones pueden combinarse, pero su suma no debe superar el importe devuelto. Si hay impuestos, gastos de envío o ajustes, usa el importe pactado y comprobado en los documentos, sin mezclar bases imponibles con totales con impuestos.

Ejemplo ficticio

Devuelves ocho unidades de 25 €: el importe de la devolución es 200 €. El proveedor aplica 50 € a una compra posterior y transfiere 80 € a tu cuenta. El saldo todavía pendiente es 70 € (200 − 50 − 80). Si la fecha acordada ya pasó, esos 70 € son saldo vencido; los 130 € recuperados no lo son.

Fórmulas para tu propia hoja

Supón que la fila 2 contiene unidades en D, valor unitario en E, fecha de devolución en F, fecha acordada en G, crédito aplicado en I y reembolso recibido en J. En H calcula el importe y en K el saldo:

H2: =REDONDEAR(D2*E2;2)
K2: =REDONDEAR(H2-I2-J2;2)

Estas fórmulas presuponen una fila completa y correcta. Antes de sumar saldos comprueba que D sea un entero positivo, E sea positivo, F y G sean fechas reales, G no sea anterior a F, I y J no sean negativos y K no sea negativo. No conviertas una fila incompleta en un saldo cero: podrías ocultar una deuda.

Para avisar de los casos con saldo, utiliza una fórmula de estado en L2. «Hoy» entra en los próximos siete días; «vencida» empieza mañana, una vez pasada la fecha acordada:

=SI(K2=0;"Saldada";SI(G2<HOY();"Vencida";SI(G2<=HOY()+7;"Próximos 7 días";"Pendiente")))

Para sumar el saldo vencido de filas válidas, una columna adicional de validación permite excluir entradas incorrectas. Si M contiene «OK», puedes usar =SUMAR.SI.CONJUNTO(K2:K121;G2:G121;"<"&HOY();M2:M121;"OK"). Ajusta las filas al tamaño real de tu tabla.

Revisión semanal sin duplicar cobros

1. Compara cada devolución nueva con el documento del proveedor y asigna un ID único.
2. Revisa las vencidas y pregunta por el importe concreto aún pendiente, usando la fecha acordada como referencia.
3. Al recibir una nota de abono, conserva el documento. Anota su importe como crédito aplicado solo cuando haya reducido una factura o compra.
4. Al ver un ingreso, concílialo con el extracto antes de actualizar el reembolso recibido.
5. Cuando el saldo llegue a cero, conserva la fila como historial y evita registrar el mismo importe de nuevo.

Este control sirve para seguimiento operativo. La fecha y el importe exigible dependen del acuerdo, la factura y los documentos reales; la hoja no crea por sí sola un derecho de cobro.