Tarifas por cobrar y fianzas por devolver: dos saldos distintos

Qué registrar en cada alquiler

Da a cada alquiler un identificador único. Anota cliente y equipo, fecha prevista de devolución y fecha real, tarifa pactada, tarifa ya cobrada, fianza recibida y fianza ya reembolsada. Utiliza importes comparables en todas las columnas y conserva contrato, justificantes de cobro y devolución. La fecha real queda vacía mientras el equipo no haya regresado.

Una fianza retenida no significa por sí sola que ya puedas quedártela. Si existen daños o cargos, documenta el importe y la base contractual antes de ajustar el saldo.

Ejemplo de un alquiler

Tarifa pactada: 120 €. Tarifa efectivamente cobrada: 80 €. Fianza recibida: 100 €. Fianza devuelta: 0 €. Quedan 40 € de tarifa por cobrar y 100 € de fianza retenida. Son cifras independientes: el cobro bancario acumulado de 180 € no es una venta de 180 €.

Tarifa pendiente = tarifa pactada − tarifa cobrada.
Fianza retenida = fianza recibida − fianza devuelta.

Si se devuelve la fianza completa, el segundo saldo baja a cero. Si se cobra el resto de la tarifa, el primero baja a cero. Ningún movimiento sustituye automáticamente al otro.

Fórmulas para una hoja propia

Supón tarifa pactada en E2, tarifa cobrada en F2, fianza recibida en G2, fianza devuelta en H2, fecha prevista de regreso en I2 y fecha real en J2. Después de validar la fila, calcula:

K2: =REDONDEAR(E2-F2;2)
L2: =REDONDEAR(G2-H2;2)

Antes de incorporar la fila a los totales, comprueba que importes sean números no negativos, que F2 no supere E2, que H2 no supere G2, que el identificador no esté duplicado y que la fecha real no sea futura. Cuando no hubo cobro o devolución, escribe 0; una celda vacía debe avisarte de que falta confirmar el dato.

Dos avisos útiles

Si la fecha prevista ya pasó y J2 está vacío, el equipo no consta como devuelto. Si J2 tiene fecha y L2 es mayor que cero, revisa la fianza pendiente según el acuerdo. En Excel:

=SI(Y(I2<HOY();J2="");"Revisar devolución del equipo";"")
=SI(Y(J2<>"";L2>0);"Revisar fianza";"")

Estas fórmulas son avisos operativos. No deciden por sí mismas si una retención está justificada ni fijan un plazo legal de reembolso.

Revisión semanal

1. Contrasta tarifas y fianzas cobradas con movimientos reales del banco o caja.
2. Revisa equipos cuya fecha prevista pasó sin devolución registrada.
3. Para equipos devueltos, compara fianza retenida y justificantes de reembolso o cargos pactados.
4. Corrige filas incompletas o duplicadas antes de sumar saldos. Archiva la evidencia de cada ajuste.

Un registro de alquileres no sustituye facturas, contrato ni asesoramiento fiscal. Mantén la documentación comercial y contable correspondiente fuera de esta hoja.