Albaranes pendientes de facturar: cómo encontrar lo entregado que aún falta

Trabaja con tres listas enlazadas

1. Albaranes: ID único, fecha, cliente y base de la entrega que quieres conciliar.
2. Facturas emitidas: ID, fecha, cliente y base atribuible a esas entregas. Si una factura contiene otros conceptos, separa su parte antes de compararla.
3. Imputaciones: una fila por cada pareja albarán–factura, con la base concreta de esa entrega incluida en esa factura.

No conviertas una factura de varias entregas en una sola relación. Tampoco copies el importe íntegro de una factura en cada albarán: duplicarías lo facturado. Mantén el mismo criterio de base, sin mezclar importes con IVA con importes sin IVA.

Ejemplo de una factura que agrupa dos entregas

Entregas un primer pedido por 300 € y otro por 200 €. Emite una factura de base 440 €, compuesta por 240 € del primer albarán y 200 € del segundo. Registra dos imputaciones: 240 y 200, ambas con el mismo ID de factura.

Primer albarán: 300 − 240 = 60 € por facturar.
Segundo albarán: 200 − 200 = 0 € por facturar.
Factura: 440 − (240 + 200) = 0 € de diferencia de conciliación.

Que la factura cuadre no significa que todas las entregas estén facturadas: los 60 € del primer albarán siguen abiertos. Y si esa factura se hubiese registrado por 450 €, existiría una diferencia de 10 € que habría que investigar, aunque los dos albaranes estuvieran enlazados.

Fórmulas básicas para montar tu propia hoja

Supón que en Albaranes el ID está en A2 y la base en D2. En Imputaciones los IDs de albarán están en A2:A121, los de factura en B2:B121 y la base imputada en C2:C121. Puedes sumar la parte ya facturada y obtener la pendiente:

Facturado por albarán: =SUMAR.SI(Imputaciones!$A$2:$A$121;A2;Imputaciones!$C$2:$C$121)
Pendiente: =D2-SUMAR.SI(Imputaciones!$A$2:$A$121;A2;Imputaciones!$C$2:$C$121)

Para comprobar una factura, si su ID está en Facturas!A2 y su base atribuible en Facturas!D2:

Diferencia: =Facturas!D2-SUMAR.SI(Imputaciones!$B$2:$B$121;Facturas!A2;Imputaciones!$C$2:$C$121)

Estas fórmulas suman todas las filas coincidentes sin decidir si la pareja es válida. Añade controles: IDs existentes y únicos, cliente coincidente, fecha de factura coherente, importe positivo, ausencia de duplicados y que el total imputado no exceda la base del albarán. Excluye de los totales las filas con errores hasta corregirlas; si no, un número aparentemente correcto puede ocultar una relación equivocada.

Qué revisar antes de reclamar o emitir una factura

1. Contrasta cada entrega con el albarán original y comprueba si hubo devolución, descuento o corrección posterior.
2. Confirma que la base que comparas pertenece al mismo cliente y al mismo criterio de impuestos.
3. Revisa los albaranes con saldo positivo y las facturas con diferencia distinta de cero.
4. Comprueba que una misma imputación no se duplicó y que ninguna factura tiene fecha anterior a la entrega relacionada.
5. Acuerda el siguiente paso con tus documentos y tu asesoría cuando corresponda; el registro no determina cuándo existe obligación legal de facturar.

Este método controla entregas de venta todavía no incluidas completamente en facturas. Una factura ya emitida pero pendiente de cobro es otro problema: para eso sirve la calculadora gratuita de facturas pendientes.